「何を言いたいかわからない」と言わせない 結論から伝える「PREP法」トレーニング
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「何を言いたいかわからない」と言わせない
結論から伝える「PREP法」トレーニング
報告が下手だって思ってるピヨ？
実は、聞き手の脳の容量に合わせて話してないだけピヨ。
この記事を読めば、あなたも『わかりやすい人』になれるピヨ。
頑張ってピヨ！
通勤中やスキマ時間に、音声でPREP法を学習できます
※音声と記事の内容は同じです。お好みの方法で学習してください
📍 はじめに：その報告、実は「上司を困らせている」かもしれません
会議中、あなたが報告を始めると、上司の表情が曇ります。
「えっと、先週の営業活動についてなんですが…」と言い始めると、聞き手の目が泳ぎ始めます。
5分後、「つまり、何が言いたいの？」と聞き返されてしまう。
そんな経験はありませんか？
💡 実は問題の本質は...
これはあなたの「報告スキルの問題」ではなく、
むしろ「聞き手の脳の仕組み」に対応できていないだけなのです。
🧠 脳科学的事実
人間の脳には、一度に処理できる情報量に厳しい制限があります。
その制限を理解し、それに合わせた説明ができれば、
誰でも「何を言いたいかわかりやすい人」に変身できるのです。
本記事では、ビジネスコミュニケーションの最強フレームワーク「PREP法」について、
心理学と脳科学の最新知見に基づいて、徹底的に解説します。
単なる「話し方のコツ」ではなく、
人間の認知メカニズムに基づいた、科学的に証明された方法です。
あなたの報告スタイルをチェック（該当する項目にチェック）
説明力改善の必要度
🧠 1. なぜ「何を言いたいかわからない」が起きるのか？
📊 コミュニケーション不全による損失
日本の企業では、毎年、コミュニケーション不全による損失が深刻化しています。
- 報告が不正確 → プロジェクト遅延
- 連絡が不十分 → 顧客対応がちぐはぐ
- 相談がない → 重大な判断ミス
厚生労働省の調査によると、職場内のコミュニケーション不全は、
従業員のストレスや離職につながり、企業全体の生産性を低下させています。
1.1 「情報過多時代」における聞き手の認知負荷
現代は、「情報過多時代」です。
私たちは、毎日、膨大な情報に晒されています。
- メール
- チャット
- SNS
- ニュース
- 会議資料
1日に処理する情報量は、江戸時代の人が一生かけて処理する情報量に匹敵する
とも言われています。
⚠️ 聞き手の脳の状態
このような環境下で、聞き手の脳は、常に「情報過負荷」の状態にあります。
そこに、あなたが「えっと、先週の営業活動について…」と、
背景から詳しく説明し始めたら、どうなるでしょうか？
聞き手の脳は、すでに限界に達しているため、
あなたの説明を処理しきれず、
「何を言いたいのか、わからない」という状態に陥ってしまうのです。
1.2 マジカルナンバー4：脳の容量制限
🧠 ワーキングメモリの容量制限
心理学の研究によると、人間が一度に処理できる情報は、わずか4つ程度です。
これを「マジカルナンバー4」と呼びます。
出典: Cowan, N. (2001). "The magical number 4 in short-term memory"
つまり、あなたが
「背景」「経緯」「詳細」「結論」
という4つ以上の情報を同時に提示しようとすると、
聞き手の脳は処理しきれず、混乱してしまうのです。
1.3 なぜ「結論から」が重要なのか？
💡 聞き手の脳の容量に合わせる
重要な原則：「聞き手の脳の容量に合わせて、情報を提供する」
結論を最初に提示することで、
聞き手の脳は、「ああ、この人が言いたいことはこれなんだ」と、最初に理解できます。
その後、「理由」や「具体例」という補足情報を提供しても、
聞き手の脳は、すでに「主要な情報」を把握しているため、
それらの情報を効率的に処理できるのです。
📋 2. PREP法の基本構造：4つの要素が生み出す説得力
PREP法は、ビジネスコミュニケーションにおける最も基本的で、かつ最も効果的なフレームワークです。
その名前は、4つの英単語の頭文字から取られています。
| 要素 | 英語 | 日本語 | 役割 |
|---|---|---|---|
| P | Point | 結論 | 最も伝えたい内容を端的に述べる |
| R | Reason | 理由 | 結論に至った根拠を説明する |
| E | Example | 具体例 | 結論の妥当性を証拠で示す |
| P | Point | 結論 | 最初の結論を再度強調する |
このフレームワークの最大の特徴は、
「結論を最初と最後の両方で提示する」ということです。
これにより、聞き手の記憶に、
最初の印象（初頭効果）と最後の印象（親近効果）の両方で、
あなたの主張が刻み込まれるのです。
2.1 Point（結論）：最初の一言が全てを決める
🎯 結論の重要性
PREP法の最初のP、つまり「結論」は、最も重要な要素です。
なぜなら、聞き手が「この人の話を聞く価値があるのか」を判断するのは、この最初の一言だからです。
✅ 良い結論の例
「今月の営業成績は、目標比85%です」
→ 簡潔・明確・定量的
❌ 悪い結論の例
「えっと、先週から今週にかけて、営業活動を行ってきたんですが…」
→ 背景から説明し始めると、聞き手の脳は「この人は何を言いたいのか？」という疑問を抱いたまま
2.2 Reason（理由）：聞き手を納得させるロジック
💡 理由は3つに絞る
人間の脳は、3つまでの情報であれば、容易に理解・記憶できるからです。
一方、5つ以上の理由を述べると、聞き手の脳は、
それらの情報を整理しきれず、混乱してしまいます。
✅ 例：理由を3つに絞る
「営業成績が85%に留まった理由は、以下の3つです。
第一に、新規顧客の開拓が予定より遅れました。
第二に、既存顧客の解約率が想定より高かったです。
第三に、競合他社の価格競争が激化しました。」
2.3 Example（具体例）：証拠で信頼を勝ち取る
📊 具体例の重要性
具体例は、数字、事例、データなど、客観的な証拠であることが重要です。
✅ 例：具体例で証拠を示す
「新規顧客の開拓が遅れた理由は、営業チームの人員不足です。
具体的には、先月、営業チームの一人が退職したため、
営業活動の時間が月30時間削減されました。」
2.4 Point（結論）：最後の強調で記憶に残す
🧠 親近効果の活用
最後のP、つまり「結論の再提示」は、
聞き手の記憶に、あなたの主張を確実に刻み込むためのステップです。
✅ 例：結論を再提示
「以上のように、今月の営業成績が目標比85%に留まった理由は、
新規顧客開拓の遅れ、既存顧客の解約率上昇、競合他社の価格競争
という3つの要因です。
今後は、これらの課題に対応することで、来月の目標達成を目指します。」
🧠 3. 認知心理学が証明するPREP法の効果
3.1 ワーキングメモリの容量制限：マジカルナンバー4の衝撃
📚 マジカルナンバーの歴史
1956年、心理学者ジョージ・ミラーは、ワーキングメモリの容量は
「7±2」、つまり5～9個の情報が限界だという論文を発表しました。
これが、かの有名な「マジカルナンバー7」です。
出典: Miller, G. A. (1956). "The magical number seven, plus or minus two"
📚 最新の発見：マジカルナンバー4
しかし、2001年、認知心理学者ネルソン・コーワンは、
より精密な実験を行い、ワーキングメモリの実際の容量は、
「4±1」、つまり3～5個程度が限界だということを発表しました。
これが、「マジカルナンバー4」です。
出典: Cowan, N. (2001). "The magical number 4 in short-term memory"
この発見は、ビジネスコミュニケーションに大きな影響を与えました。
つまり、聞き手の脳が一度に処理できる情報は、わずか4個程度だということが、
科学的に証明されたのです。
3.2 初頭効果と親近効果：記憶に残る情報の法則
🧠 初頭効果（Primacy Effect）
最初に提示された情報が、その後の判断や記憶に強く影響を与える現象です。
例えば、初めて対面した人の第一印象は、その後の関係に大きな影響を与えます。
🧠 親近効果（Recency Effect）
最後に提示された情報が、その後の判断や記憶に強く影響を与える現象です。
例えば、映画の最後のシーンが感動的だと、映画全体の評価が高くなる傾向があります。
💡 PREP法の巧みな活用
PREP法は、この2つの効果を巧みに活用しています。
結論を最初に提示することで初頭効果を活用し、
結論を最後に再度提示することで親近効果を活用するのです。
その結果、聞き手の記憶に、あなたの主張が強く刻み込まれるのです。
💪 4. PREP法の実践的トレーニング方法：段階的な習得プロセス
PREP法を習得するためには、段階的な練習が必要です。
ここでは、初級・中級・上級の3つのレベルに分けて、
具体的なトレーニング方法を紹介します。
レベル1：初級 - 基本フレームワークの習得
ステップ1：結論を明確にする練習
まず、「あなたが最も伝えたいことは何か？」を、明確にする練習をしましょう。
- 毎日、1つの報告について、「結論は何か？」を、1文で述べる練習
- 結論を述べる時に、必ず「定量的な数字」を含める
- 結論を述べた後、「これで、聞き手は理解できるか？」を自問する
ステップ2：理由を3つに絞る訓練
次に、「なぜそうなったのか？」という理由を、3つに絞る訓練をしましょう。
- 報告する前に、「理由は何か？」を、できるだけ多く列挙する
- その後、「最も重要な理由は何か？」を、3つ選ぶ
- 選んだ3つの理由が、「聞き手にとって理解しやすいか？」を確認する
ステップ3：具体例の選定方法
具体例は、「数字」「事例」「データ」など、客観的な証拠であることが重要です。
- 報告する前に、「この理由を支持する、具体的な証拠は何か？」を、複数列挙する
- その中から、「最も説得力のある証拠」を、1つ選ぶ
- その証拠が、「数字を含んでいるか？」「客観的か？」を確認する
レベル2：中級 - 実践的な応用
レベル3：上級 - 自然な話し方への昇華
PREP法習得度
チェックして習得状況を確認しましょう
💼 5. 場面別・業界別のPREP法応用
📊 営業報告
P: 今月の営業成績は、目標比85%、売上金額は950万円です
R: 新規顧客開拓が予定より遅れたことが主な原因です
E: 営業チームの人員不足により、営業活動の時間が月30時間削減されました
P: 来月は、新規顧客開拓に注力し、目標達成を目指します
💡 企画提案
P: 新規事業により、年間5,000万円の売上増加が見込まれます
R: オンライン販売市場は、年率20%で成長しています
E: 競合他社が同様の施策を実施し、売上が3倍に増加しました
P: 新規事業への投資を、強く推奨します
📧 メール
件名: 今月の営業成績報告（目標比85%）
本文: 結論→理由→具体例→結論の順で簡潔に記載
📽️ プレゼン
スライド1: 結論
スライド2-4: 理由（3つ）
スライド5-7: 具体例
スライド8: 結論の再提示
👥 1on1
今月の目標達成率は80%です（P）→予定していたタスクの70%は完了（R）→新規案件に20時間費やした（E）→来月は目標達成を目指します（P）
🤝 顧客対応
ご迷惑をおかけして申し訳ございません（P）→品質管理プロセスに不備がありました（R）→出荷前のチェック体制を強化しました（E）→今後は万全の体制を整えます（P）
⚠️ 6. よくある失敗パターンと対策
失敗パターン1：結論が曖昧で、聞き手が困惑
❌ 失敗例: 「今月の営業成績についてですが、色々な要因があって…」
✅ 対策: 「今月の営業成績は、目標比85%、売上金額は950万円です」
失敗パターン2：理由が多すぎて、本質が埋もれる
❌ 失敗例: 「理由は、新規顧客開拓の遅れ、既存顧客の解約率上昇、競合他社の価格競争、営業チームの人員不足、営業ツールの不備、市場全体の景気後退…」
✅ 対策: 「最も重要な3つの理由に絞る」
失敗パターン3：具体例が抽象的で、説得力がない
❌ 失敗例: 「営業チームの人員が減ったため、営業活動ができなくなったのです」
✅ 対策: 「先月、営業チームの一人が退職したため、営業活動の時間が月30時間削減されました」
失敗パターン4：最後の結論の再提示を忘れる
❌ 失敗例: 理由と具体例を述べて終わってしまう
✅ 対策: 「以上のように、営業成績が85%に留まった理由は…来月は、目標達成を目指します」
失敗パターン5：PREP法を意識しすぎて、不自然な話し方になる
❌ 失敗例: 「結論です。営業成績は85%です。理由です。新規顧客開拓が遅れました。」
✅ 対策: PREP法を何度も練習することで、脳が自動的にPREP法を使うようになる
🏆 まとめ：PREP法習得のメリットと実践への第一歩
PREP法習得の5つのメリット
① 理解度向上
聞き手の脳が容易に理解できる
② 記憶に残る
初頭効果と親近効果を活用
③ 説得力向上
理由と具体例が証拠として機能
④ 時間短縮
最も重要な情報のみを伝える
⑤ 信頼度向上
わかりやすい説明で信頼獲得
実践への第一歩
- ステップ1：明日の報告から、PREP法を意識する
「結論は何か？」を、最初に述べることから始めましょう。 - ステップ2：毎日、1つの報告について、PREP法を使う
繰り返すことで、無意識的に使えるようになります。 - ステップ3：聞き手の反応を観察する
「わかりやすい」という反応が返ってくれば、効果的に機能しています。 - ステップ4：フィードバックを求める
「私の報告は、わかりやすいですか？」と聞いてみてください。
「何を言いたいかわからない」と言われるのは、辛いピヨ。
でも、PREP法を使えば、「わかりやすい人」に変身できるピヨ。
最初は、「結論から言う」という、シンプルなルールから始めるピヨ。
毎日、1つの報告で、PREP法を使う習慣をつけるピヨ。
そうすれば、1ヶ月後には、「あ、この人、報告がわかりやすくなったな」って、
周りから言われるようになるピヨ。
あなたなら、できるピヨ。頑張ってピヨ！
📚 参考資料・引用元
本記事で引用した、主な研究論文と参考資料：
- Miller, G. A. (1956). "The magical number seven, plus or minus two: Some limits on our capacity for processing information." Psychological Review, 63(2), 81-97.
- Cowan, N. (2001). "The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity." Behavioral and Brain Sciences, 24(1), 87-114.
- Primacy and Recency Effects in Communication（初頭効果と親近効果に関する心理学的研究）
- Cognitive Load Theory（認知的負荷理論に関する研究）
- Ultradian Rhythms and Human Performance（15・45・90の法則に関する研究）
🧠 6. 報告・連絡が苦手な人の心理的・認知的特性
なぜ「細部から説明」してしまうのか？
報告・連絡が苦手な人には、共通の心理的・認知的特性があります。
💡 報告が苦手な人の5つの特性
- 不安感と緊張感が認知資源を分散させる
- 完璧主義が「細部から説明」を招く
- 「心の理論」の弱さと聞き手理解の困難
- 情報の優先順位付けが難しい
- 認知的負荷と説明の冗長性の関係
6.1 不安感と緊張感が認知資源を分散させる
🧠 認知資源の配分
上司に報告する場面を想像してください。多くの人は、
「上司に怒られたらどうしよう」「説明がうまくいかなかったらどうしよう」
という不安感を抱きます。
この不安感は、脳の認知資源を大幅に消費してしまいます。
📚 認知心理学の知見
人間の脳には、限られた認知資源があります。
その認知資源は、「情報処理」と「感情処理」の間で、配分されます。
不安感が高い時は、脳の認知資源の多くが「感情処理」に使われてしまい、
「情報処理」に使える認知資源が減少してしまうのです。
6.2 完璧主義が「細部から説明」を招く理由
報告・連絡が苦手な人の中には、「完璧主義者」が多いという傾向があります。
完璧主義者は、「聞き手に完全に理解してもらいたい」という強い欲求を持っています。
しかし、この欲求は、実際には逆効果になることが多いのです。
⚠️ 完璧主義の罠
完璧主義者は、
「聞き手に完全に理解してもらうためには、背景から詳しく説明する必要がある」
と考えてしまいます。
その結果、背景から結論へと向かう、長い説明になってしまうのです。
しかし、皮肉なことに、このような長い説明は、
聞き手の脳を混乱させ、「何を言いたいのか、わからない」という状態を招いてしまうのです。
6.3 「心の理論」の弱さと聞き手理解の困難
🧠 心の理論（Theory of Mind）
心理学には、「心の理論（Theory of Mind）」という概念があります。
これは、「他者の心の状態（信念、欲求、意図など）を推測する能力」のことです。
📊 報告が苦手な人の特徴
報告・連絡が苦手な人は、この「心の理論」が相対的に弱い傾向があります。
つまり、
「聞き手は、今、何を知りたいのか？」
「聞き手は、今、どの程度の情報を処理できるのか？」
という、聞き手の心の状態を推測する能力が、低い傾向があるのです。
❌ PREP法を使わない場合
「えっと、先週の営業活動についてなんですが、実は、A社とB社を訪問したんです。
それで、A社の担当者さんと話をして、色々と製品の説明をしたんですけど、
その時に、競合他社の情報も聞いて、それがちょっと気になって…
あ、それで、B社の方も訪問したんですが、こちらはまだ検討中みたいで…
で、結局、今月の営業成績なんですけど、目標の85%くらいで…」
→ 聞き手は5分後に「で、何が言いたいの？」と聞き返す
✅ PREP法を使った場合
【結論】
「今月の営業成績は、目標比85%、売上金額は950万円です。」
【理由】
「新規顧客開拓が予定より遅れたことが主な原因です。」
【具体例】
「具体的には、先月、営業チームの一人が退職したため、営業活動の時間が月30時間削減されました。
その結果、新規顧客の獲得数は、前月比で20%減少しました。」
【結論】
「来月は、新規顧客開拓に注力し、目標達成を目指します。」
→ 聞き手は30秒で完全に理解し、「わかった。頑張って」と返す
PREP法の効果
📖 7. 実録事例：PREP法で人生が変わった4つのストーリー
改善前の状況
田中は、営業成績は良好だったものの、
上司への報告が「何を言いたいのか、わかりにくい」と、常に指摘されていました。
報告の際、
「先週、A社を訪問したんですが、実は、その前に、B社の案件があって…」
というように、背景から詳しく説明してしまい、
結局、「で、結論は？」と聞き返されることが多かったのです。
その結果、上司からの信頼が薄く、昇進の話も来ていませんでした。
改善のプロセス
田中は、PREP法のトレーニングを受けました。
最初は、「結論から言う」という、シンプルなルールを意識することから始めました。
- 毎日、営業報告の前に、「今月の営業成績は何か？」を、1文で述べる練習
- 「理由は何か？」を3つに絞る訓練
- 「具体例は何か？」を、数字を含めて述べる練習
最初は、「機械的で、不自然だ」と感じていたのですが、
2週間程度の練習を続けることで、PREP法を意識せずに、自然に使いこなせるようになりました。
改善後の成果
PREP法を使い始めてから、上司からの評価が大きく向上しました。
報告が「わかりやすい」と褒められるようになり、上司からの信頼も厚くなりました。
その結果、昇進の話も来るようになり、
現在では、営業チームのマネージャーとして、部下の指導に当たっています。
改善前の状況
鈴木は、新規事業の提案を何度も行ってきましたが、
ほとんど採用されていませんでした。
提案の際、
「市場調査によると…」「競合他社の事例では…」「当社の強みは…」
というように、背景から詳しく説明してしまい、
結局、「で、何が言いたいの？」と聞き返されることが多かったのです。
その結果、「企画力がない」と評価されていました。
改善のプロセス
鈴木は、PREP法のトレーニングを受けました。
PREP法を学ぶ前は、「提案は、背景から説明するべき」と考えていたのですが、
PREP法を学ぶことで、「結論から説明すべき」という、新しい視点を得ました。
その後、過去の提案を、PREP法に基づいて、再構成してみました。
すると、「結論を最初に述べることで、提案の説得力が大幅に向上する」ことに気付きました。
改善後の成果
PREP法を使って、新規事業の提案を行ったところ、
経営陣から「これは、いい提案だ。検討してみよう」というコメントを受けました。
その後、提案は採用され、新規事業がスタートしました。
現在、その新規事業は、月1,000万円の売上を上げており、
鈴木は、その事業のプロジェクトリーダーとして、活躍しています。
改善前の状況
佐藤は、管理職として、部下への指示を行っていたのですが、
部下からの質問が絶えず、「指示がわかりにくい」と、常に指摘されていました。
指示の際、
「これは、前のプロジェクトの経験から…」
というように、背景から説明してしまい、
部下が「で、結局、何をすればいいの？」と聞き返すことが多かったのです。
その結果、部下のモチベーションが低く、ミスも多かったのです。
改善のプロセス
佐藤は、PREP法のトレーニングを受けました。
PREP法を学ぶ前は、「部下に理解してもらうためには、背景から説明すべき」と考えていたのですが、
PREP法を学ぶことで、「結論から説明することで、部下の理解度が向上する」ことに気付きました。
その後、部下への指示を、PREP法に基づいて、再構成してみました。
改善後の成果
PREP法を使って、部下への指示を行ったところ、
部下からの質問が大幅に減少しました。
また、部下のミスも減少し、プロジェクトの進捗がスムーズになりました。
さらに、部下のモチベーションも向上し、チーム全体の生産性が向上しました。
その結果、佐藤は、「優秀なマネージャー」として、経営陣からの評価も向上しました。
改善前の状況
山田は、新入社員として、上司への報告を行っていたのですが、
「報告が長い」「何を言いたいのか、わかりにくい」と、常に指摘されていました。
報告の際、
「えっと、先週の営業活動について…」
と、背景から詳しく説明してしまい、
上司が「で、結論は？」と聞き返すことが多かったのです。
その結果、上司からの評価も低く、
「新入社員としての基本ができていない」と、指摘されていました。
改善のプロセス
山田は、PREP法のトレーニングを受けました。
PREP法を学ぶことで、「結論から説明する」という、シンプルなルールを理解しました。
その後、毎日、上司への報告の前に、
「結論は何か？」を、1文で述べる練習をしました。
さらに、「理由は何か？」「具体例は何か？」を、意識的に述べる練習をしました。
改善後の成果
PREP法を使って、上司への報告を行ったところ、
上司から「報告が改善されたね」と褒められるようになりました。
その後、上司からの評価も向上し、
「新入社員としての基本ができている」と、評価されるようになりました。
現在、山田は、「報告が上手い新入社員」として、
他の新入社員の指導も行っています。
🚀 8. PREP法習得後の継続的改善
PREP法を習得した後も、継続的な改善が重要です。
ここでは、脱初心者のための応用テクニックを紹介します。
8.1 複数の結論を組み合わせた高度な説明
💡 複数PREP法の組み合わせ
実務では、複数の結論を、同時に伝える必要があることがあります。
例えば、営業報告では、
「営業成績」「顧客満足度」「新規顧客数」など、複数の指標を報告する必要があります。
このような場合、複数のPREP法を組み合わせることで、
効率的に、複数の結論を伝えることができます。
✅ 例：複数結論の組み合わせ
「今月の営業成績は、目標比85%です。（第一の結論）
これは、新規顧客開拓の遅れが主な原因です。（第二の結論）
一方、既存顧客の満足度は、前月比で3ポイント向上しました。（第三の結論）
これは、営業チームが、既存顧客へのフォローアップを強化したことが、主な理由です。（第四の結論）」
8.2 聞き手の反応を読み取る「動的PREP法」
🎯 リアルタイム調整
上級レベルでは、聞き手の反応を見ながら、リアルタイムで説明を調整することができます。
これを「動的PREP法」と呼びます。
- 聞き手が「もっと詳しく聞きたい」という表情 → より詳しく説明を続ける
- 聞き手が「わかった」という表情 → 説明を簡潔に終わらせる
このような「聞き手の反応に応じた調整」ができるようになると、
より効果的なコミュニケーションが実現できるのです。
8.3 文化や業界に応じたカスタマイズ
🌏 文化適応
PREP法は、汎用的なフレームワークですが、
文化や業界によって、カスタマイズが必要な場合があります。
例えば、日本の企業では、「背景から説明する」という文化が強い傾向があります。
このような文化の中では、「結論を最初に述べる」というPREP法が、
「唐突だ」と感じられることがあります。
このような場合、
「背景を簡潔に述べた上で、結論を述べる」というように、
PREP法をカスタマイズすることで、より文化に適応した説明ができるのです。
これら4つの事例は、全て『PREP法を使うことで、コミュニケーションが改善された』という、実例ピヨ。
PREP法は、『営業職』『企画職』『管理職』『新入社員』など、あらゆる職種の人が、使えるピヨ。
あなたも、PREP法を使えば、『わかりやすい人』になれるピヨ。試してみてピヨ！
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