年末が近づくと、小売・飲食・サービス業ではシフト作成が一気に難しくなります。

• 「希望休を全部聞いてから組み始めたら、土日が足りない」
• 「人数はいるのにレジを任せられる人がいない」
• 「気付いたら同じ人ばかり連勤になっていた」
• 「欠勤が出た瞬間、代わりを探すLINEが始まる」

こうした問題は、シフト表へ名前を入れる段階で解決しようとすると詰まりやすくなります。先に整理したいのは、次の6つです。

• いつ忙しいか
• 何人必要か
• どの役割が必要か
• 誰が勤務できないか
• 連勤・労働時間に問題がないか
• 不足したら誰へ応援を頼むか

この記事では、人事制度や組織論全体には広げず、年末繁忙期のシフトを実際に作る手順だけを整理します。

結論｜シフト表の前に「人数配置表」を作る

いきなりスタッフ名を入れ始めないことがポイントです。最初に作るのは、次のような表です。

これなら「12月28日が足りない」だけでなく、「28日10〜14時に2人足りず、レジ経験者も必要」まで分かります。

この表は、記事中盤の人数配置・欠勤テストチェッカーでそのまま作成できます。

全体像｜3フェーズ・10ステップ

STEP1｜まず「忙しい日」ではなく「忙しい時間帯」を出す

12月だから毎日同じ人数が必要とは限りません。飲食店なら、12月20日以降・金曜夜・土日・クリスマス前後・忘年会シーズン・年内最終営業日で忙しさが変わります。小売なら、開店直後・昼前・夕方・年末最終週・特売日などです。

そこで、日単位ではなく時間帯単位で必要人数を考えます。

これがシフトの「骨組み」になります。

STEP2｜必要人数は「人の数」と「できる仕事」を分ける

年末に起きやすいのが、人数は足りているのに現場が回らないという状態です。5人必要な時間帯に5人入っていても、次のような状態なら実質的には人員不足です。

• レジを締められる人がいない
• 店舗責任者がいない
• 厨房経験者が1人しかいない
• クレーム対応できる人がいない

そこで必要人数の横へ、必要役割を入れます。

STEP3｜希望休を聞く前に「提出ルール」を決める

希望休そのものを後回しにするという意味ではありません。大切なのは、集め方を先に決めることです。

厚生労働省もシフト制の適切な運用として、シフトを作成する際には事前に労働者の意見を聞くことに加え、通知期限・通知方法・変更を申し出る期限や手続をあらかじめ定めておくことを例示しています。

「希望休は店長へLINEしてください」だけでは、漏れ・二重管理・言った言わないが起きやすくなります。

STEP4｜希望休は「休み希望」だけ集めない

年末は、もう一段細かく聞くと組みやすくなります。

「休みたい日」だけではなく、働ける時間も取ります。特に学生や短時間勤務者が多い職場では、「1日休み／出勤」だけでは使える情報が少なすぎます。

「希望休」と「年次有給休暇」は同じではない

ここは労務管理上、分けておきたいところです。シフト確定前に「この日は勤務できません」と提出する希望休と、法定の年次有給休暇は同じものではありません。

厚生労働省は、シフト制労働者についても要件を満たせば年次有給休暇が発生し、原則として労働者が請求する時季に取得させる必要があるとしています。また、「シフトを調整して勤務日を決めたから、その日に有休は使わせない」という取扱いは認められないと明記しています。

STEP5｜先に「動かせない人」を配置する

希望を集めたら、誰から入れるかを決めます。おすすめの順番は次のとおりです。

• 1．責任者
• 2．特定業務ができる人
• 3．契約上勤務時間が限られる人
• 4．その他のスタッフ

たとえば12月28日夜に責任者1名が必須なら、その人を決めずに他6人を先に埋めても意味がありません。先に、その人でなければ埋められない枠から配置します。

STEP6｜「不足人数」を出してから応援を考える

一度仮配置したら、不足を一覧にします。

ここで初めて「誰か出られませんか？」と応援を探します。先に全員へ一斉連絡すると、「誰がどこに足りないのか」が分からないまま調整が始まります。

応援要員は「困ってから探す」のではなく先に一覧化する

年末は急な欠勤も想定します。そのため通常メンバーとは別に、応援候補一覧を作っておきます。

応援要員も、何人いるかより何ができるかを記録します。

【ツール】人数配置・欠勤テストチェッカー

時間帯ごとの「必要人数」「確定人数」「必須役割が埋まっているか」を入れると、不足人数・優先度・1人欠勤したときの影響を自動で一覧化します。初期値は記事の例です。自店舗の数字に書き換えて使ってください。完成した表はExcelやスプレッドシートへ貼り付けられる形式でコピーできます。

STEP7｜連勤だけでなく「総労働時間」を見る

シフト表が埋まったら、法的なチェックへ進みます。労働基準法上、労働時間は原則として1日8時間・1週40時間です。6時間を超えて働かせる場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩が必要です。また、少なくとも毎週1日の休日、または4週間を通じ4日以上の休日を与える必要があります。

法定時間を超える時間外労働や法定休日労働を行わせる場合は、36協定などの確認も必要です。

「連勤○日まで」と数字だけ決めない

よくあるのが、「6連勤ならOK、7連勤ならNG」という単純な管理です。実際には、休日の設定・週の起算日・労働時間・変形労働時間制の有無・36協定・就業規則などによって確認事項が変わります。そのためシフト管理表では、連続勤務日数だけでなく週の労働時間・休日も確認します。

小規模店舗では「週44時間」の特例がある場合も

原則は週40時間ですが、常時10人未満の労働者を使用する一部の商業・接客娯楽業などでは、特例として週44時間が適用される場合があります。また変形労働時間制を採用している職場では別の確認が必要です。

「飲食店だから44時間」とも「すべて40時間」とも一律に決めず、自社に適用される制度・就業規則を確認してください。

STEP8｜早番→遅番→早番の並びも見る

法定時間だけ満たしていても、負担の大きい並びがあります。たとえば「月：遅番23時まで → 火：早番7時から」という配置です。

勤務終了後から次の勤務まで一定の休息時間を設ける「勤務間インターバル制度」は、2019年から導入が事業主の努力義務となっています。厚生労働省は、生活時間や睡眠時間の確保、過重労働防止を目的とする制度と説明しています。

自社で制度を導入していない場合でも、遅番の翌朝に早番を集中させないなど、実務上の確認項目にしておくとよいでしょう。

会社で使える「個人別シフト負荷チェック」

完成したら、スタッフごとに縦で確認します。

STEP9｜一度確定したシフトを簡単に書き換えない

繁忙期では「思ったより暇だから明日休んで」「忙しくなったから明日出て」と変更したくなることがあります。しかし厚生労働省のシフト制留意事項では、一度確定した労働日・労働時間の変更は基本的に労働条件の変更に当たり、使用者と労働者双方の合意が必要としています。

だからこそ、次のことを最初から決めます。

• 変更申出期限
• 誰へ申請するか
• 交代を誰が承認するか
• 確定後の連絡方法

「スタッフ同士で勝手に交換」もルールを決める

現場では「AさんとBさんで交換したのでお願いします」ということもあります。これを完全禁止する必要はありませんが、交換後も必要人数・スキル・労働時間が満たされるかを会社側で確認できる仕組みにします。

• 本人同士で合意
• 管理者へ申請
• 労働時間・役割確認
• 承認後に確定

口頭だけで変更すると、古いシフト表を見ている人と新しいシフト表を見ている人が混在します。

STEP10｜完成前に「1人欠けたらどうなるか」を見る

年末の完成シフトでは、最後に1回だけテストします。各ピーク時間帯で、もし1人欠勤したら？を見ます。

これを先にやっておくと、当日の朝に初めて「代われる人が誰もいない」と気付くのを減らせます。上のチェッカーでも、確定人数から1人引いた状態を自動で確認できます。

年末シフトの完成形｜4枚ではなく1つの表で見る

実際に使うなら、次の列があれば十分です。

これとは別に個人別チェックで、希望休・有給・連続勤務・週労働時間・遅番→早番・契約上限を確認します。

そのまま使える「年末シフト作成チェックリスト」

作る前

• 繁忙日を決めた
• 時間帯別の必要人数を決めた
• 必須スキル・責任者数を決めた
• 希望休の提出期限を決めた
• シフト確定日を決めた
• 確定後の変更ルールを決めた

配置中

• 責任者から配置した
• 特定スキル保有者を配置した
• 希望休を反映した
• 契約上の勤務条件を確認した
• 不足時間帯を一覧化した
• 応援候補を割り当てた

完成前

• 1日・1週の労働時間を確認した
• 必要な休憩を確保した
• 休日を確認した
• 連続勤務を確認した
• 遅番→翌日早番を確認した
• 有給休暇の扱いを確認した
• 36協定等の範囲を確認した
• 1人欠勤した場合も確認した

ここまで終わって初めて「シフト完成」です。

「平等に休ませる」だけでは回らない

年末シフトで迷いやすいのが公平性です。全員に同じ日数だけ休みを与えれば公平に見えます。しかし、出勤可能日・契約時間・担当業務・経験・繁忙時間・役割が違えば、単純に勤務回数をそろえるだけでは現場が回らないことがあります。

そこで、誰を何日入れたかだけではなく、負担の大きい日・時間帯が特定の人へ偏っていないかも見ます。年末最終日の出勤・土日・遅番・開店担当・責任者勤務などを別に数える方法もあります。

希望が重なったら「その場の交渉」にしない

12月31日に5人が希望休を出した。こうなると、店長が一人ずつ「出られない？」と交渉し始めるケースがあります。毎回これをやると不公平感も生まれます。

先に、契約条件・年末勤務の取り決め・希望提出ルール・調整方法・過去の勤務状況など、自社で使う判断軸を決めておきます。ただし、法定の年次有給休暇については単なる希望休とは別に扱います。

スタッフ不足を「シフト作成者の腕」で解決しない

必要人数7人なのに、出勤可能者が5人しかいない。これはシフト作成が下手なのではありません。単純に2人分の供給不足です。ここを区別することが重要です。

不足が見えた時点で、シフト表の外側の対策へ切り替えます。

• 他店舗から応援・本部応援
• 短期採用
• 営業時間調整
• 業務削減
• 予約数・受注量の調整

組織運用全体の問題なら別の記事へ

今回の記事では、年末のシフト表をどう組むかに限定しました。もし次のような状態なら、問題はシフト作成ではなく組織運用側にあります。

• 「そもそも店長しかシフトを作れない」
• 「何でも管理者判断になっている」
• 「会社規模に対して役割分担が合っていない」

👉 フェーズに合わせた組織運用体制｜今の会社規模に合わない運用が組織崩壊を生む

今回の記事は「組織をどう作るか」ではなく、今いる人員を年末の必要枠へどう整理するかに役割を分けています。

まとめ｜希望休から始めず「必要な枠」から作る

年末繁忙期のシフト作成で最初にやることは、全員の希望休をExcelへ並べることではありません。順番は次のとおりです。

• 1．繁忙日・繁忙時間
• 2．時間帯ごとの必要人数
• 3．必要な役割・スキル
• 4．希望休・出勤可能時間
• 5．動かせない役割から配置
• 6．不足枠を出す
• 7．応援要員を決める
• 8．労働時間・休日・連勤
• 9．1人欠勤テスト
• 10．確定日・変更方法の共有

年末の人手不足を「誰か出られない？」という個別交渉だけで解決しようとすると、毎年同じ問題が起きます。必要な人数を先に見える化すれば、人数が足りないのか、特定スキルが足りないのか、特定時間だけ足りないのかが分かります。

参考にした公的情報

• 厚生労働省：2026年6月にシフト制労働者向けの留意事項を改正し、年次有給休暇に関する内容などを追加しています。シフトの作成・通知・変更ルールについても使用者向け資料を公開しています。
• 労働基準法の基本：労働時間は原則1日8時間・週40時間、休憩は6時間超で45分以上・8時間超で1時間以上、休日は週1日または4週4日以上（厚生労働省）。
• 勤務間インターバル制度：2019年から導入が事業主の努力義務（厚生労働省）。

※実際のシフト作成では、雇用契約、就業規則、変形労働時間制、36協定、特例事業場の該当性などにより確認事項が異なります。個別の労務判断が必要な場合は、所轄労働基準監督署や社会保険労務士等へ確認してください。