結論｜発注管理表には最低でもこの10項目を入れる

最初に完成形を見ておきましょう。年末前の発注管理なら、最低限この項目があれば回せます。

大切なのは、「在庫数だけを管理しない」ことです。在庫が5個残っていても、1日1個しか使わない商品なら急ぐ必要はありません。しかし1日5個使う商品なら、明日にはなくなります。

発注ミスは「在庫不足」だけではない

発注管理というと、「在庫を切らさない」ことばかり考えがちです。しかし、実際のミスはもっと分かれます。

1．頼み忘れ

担当者が、「あとで注文しよう」と思ったまま発注し忘れるケースです。チャットや口頭で、「コピー用紙そろそろお願いします」と伝えているだけだと起こりやすくなります。

2．二重発注

Aさんが注文したことを知らず、Bさんも同じ商品を発注するケースです。在庫確認表と発注履歴が別になっている会社ほど起こりやすくなります。

3．納期の勘違い

通常は翌日届く商品でも、年末・大型連休・メーカー休業などで納期が変わることがあります。「いつも翌日だから」という経験則だけで発注すると危険です。

4．発注数の間違い

「10個ほしい」と思って発注画面を開いたら、1箱20個入りだった。あるいは、最低発注数量が50個だった。ということもあります。

5．担当者不在

「これはいつも○○さんが注文している」という運用も、年末は止まりやすくなります。担当者が休み、出張、退職、繁忙などで動けなければ、発注自体が止まります。

STEP1｜まず「発注する物」を全部並べる

いきなり在庫数を数える必要はありません。まず、会社で定期的に購入しているものを一覧にします。

ここで重要なのは、高額商品だけを管理対象にしないこと。実際に業務が止まりやすいのは、「安いけれど毎日使う物」だったりします。

STEP2｜「現在庫」と「発注基準」を分ける

次に現在庫を入れます。ただし、「現在庫：10」だけでは判断できません。もう一つ、発注基準を決めます。

発注基準とは、「この数まで減ったら次の発注を考える」ラインです。現在庫と発注基準を分けることで、「残っているか」ではなく、「発注すべき状態か」を判断できます。

STEP3｜発注基準は「感覚」ではなく消費量から考える

よくあるのが、「残り3個になったら注文」というルールです。しかし、なぜ3個なのか分からなければ、担当者が変わったときに判断できません。発注基準は、次のくらいの考え方で整理すると分かりやすくなります。

たとえば、1日2個使う商品で、通常納期3営業日、予備2個なら、最低でも8個程度になる前には発注を検討するという考え方ができます。

厳密な在庫管理システムを作る必要はありません。目的は、「なんとなく少ないから注文する」から抜けることです。

発注基準と発注数を計算する

1商品ずつ数字を入れると、発注基準、あと何日持つか、発注単位に合わせた発注数を計算します。年末は、納期の欄に年末の納期を入れて確認してください。

STEP4｜年末は「通常納期」と「年末納期」を分ける

今回の記事で特に重要なのがここです。通常、納期2営業日の商品でも、年末は同じとは限りません。仕入先側で、次のようなことが発生する可能性があります。

• 年末年始休業
• 最終受注日
• 配送量増加
• メーカー休業
• 在庫不足

そこで管理表では、通常納期だけでなく、年末納期・最終発注日を別に持ちます。

STEP5｜最低発注数・発注単位を入れる

発注数量だけを管理すると、「5個欲しいのに10個単位だった」というミスが起こります。そこで、最低発注数、1箱あたり数量、発注単位を入れておきます。

これだけで、必要数と注文数は同じとは限らないことが見えるようになります。大量発注後に、「こんなにいらなかった」となるリスクも減らせます。

STEP6｜担当者は「発注担当」と「確認者」を分ける

二重発注を減らすなら、誰でも注文できる状態をなくします。

小さな会社なら確認者までは不要なケースもあります。その場合でも、発注担当者は1商品につき原則1人にしておいたほうが分かりやすくなります。さらに、不在時の代理担当も決めておくと年末に止まりません。

STEP7｜「発注したか」をステータスで管理する

発注ミスを減らすうえで最も重要なのが、ステータスです。おすすめはこの5つです。

こうしておけば、「注文したと思う」ではなく、発注済という記録があるかで判断できます。

二重発注を防ぐなら「発注済日」を必ず入れる

ステータスだけでもよいのですが、できれば、発注日も追加します。

この記録があれば、別の担当者が見ても、「田中さんが10月19日に発注した」と分かります。さらに、発注番号、注文番号、発注先まで入れれば、確認もしやすくなります。

STEP8｜「必要日」と「納品予定日」を分ける

発注管理では、この2つを混ぜないようにします。

当たり前のようですが、発注表に必要日がないと、「注文済だからOK」で終わってしまいます。

これが完成形｜年末用「発注管理表」

実際には、次の形で十分です。

これをExcel、Googleスプレッドシート、Lark、Notionなど、社内で普段使っているツールに置けば十分です。重要なのはツールではありません。全員が同じ1枚を見ることです。

発注管理表に入れなくてもいい項目

管理表は情報を増やせばよいわけではありません。最初から次のものまで入れると、更新するのが面倒になります。

• 商品の細かい仕様
• 過去3年分の価格
• 仕入先担当者の履歴
• 商品写真
• 細かな会計科目

発注表の目的は、「発注するかどうか判断して、発注完了まで追えること」です。商品マスタや会計管理とは分けても構いません。

「在庫0になったら発注」では遅い

特に年末に避けたいのが、なくなってから注文する運用です。通常時なら翌日届いていた商品も、年末に同じとは限りません。そこで、在庫0ではなく、発注基準を設けます。

発注基準を、「次の納品まで業務を止めずに持つ数量」として考えることが重要です。

「月末にまとめて確認」もしない

もう一つありがちな運用が、「月末に在庫チェックする」です。使用量の少ない物なら問題ありません。しかし使用量が多い商品では、月末まで待つと手遅れになる可能性があります。そのため、商品ごとに、毎週見る、隔週で見る、月1回見る、を分けてもよいでしょう。

全部を同じ頻度で管理しないのも、管理を続けるコツです。

価格より先に「止まると困る物」を見る

発注優先順位を価格だけで決めないことも重要です。500円の商品でも、それがなくなると業務が止まる場合があります。そこで年末前は、次の形で重要度を付けてもよいでしょう。

これなら年末前に、本当に切らしてはいけない物から確認できます。

発注ミスが起きたら「人」ではなく「項目」を見る

たとえば二重発注が起きたとします。そのとき、「○○さんが確認しなかった」で終わらせると、同じことがまた起こります。

つまり、人の注意力ではなく、抜けた項目を見るという考え方です。

年末前に1回だけやる「発注リスク確認」

10月後半〜11月になったら、管理表を見ながら、次の4つだけ確認します。

1. 年末年始の休業日仕入先はいつまで受注するか。
2. 年内最終出荷日注文できても年内に届くとは限りません。
3. 納期が長い商品通常より早めに発注します。
4. 年末に使用量が増える商品通常の発注基準では不足する可能性があります。

この4点だけでも、「いつも通り注文したのに届かない」をかなり防ぎやすくなります。

5分でできる「発注前チェック」

実際に注文ボタンを押す前に、次だけ確認します。

• 現在庫を確認した
• 発注基準を下回っている
• すでに発注されていない
• 必要数を確認した
• 発注単位を確認した
• 最低発注数を確認した
• 納期を確認した
• 必要日に間に合う
• 発注担当者が自分になっている
• 発注後に管理表を「発注済」へ変更する

最後の1個が特に重要です。発注という作業は、注文ボタンを押したところで終了ではありません。管理表を「発注済」に変更して、他の人から見ても発注済だと分かるところまでが1セットです。

発注後も「届くまで」を管理する

発注済になったら終わりではありません。発注した商品が、予定どおり届いたかまで確認します。ステータスは、発注済 → 入荷待ち → 入荷済と進めます。

納品予定日を過ぎても「入荷待ち」なら、仕入先へ確認する対象だとすぐ分かります。これなら、「そういえば頼んだ荷物、届いていない気がする」という状態を減らせます。

発注管理表は誰が更新する？

おすすめは、次のルールです。

1人だけが全部更新する必要はありません。ただし、誰でも自由に内容を書き換えるのではなく、「どの項目を誰が更新するか」は決めておきます。

発注管理を属人化させない

「○○さんだけが発注先を知っている」「休みの日は誰も頼めない」という状態なら、今回の管理表だけでは足りません。その場合は、次のような、業務そのものの標準化が必要になります。

• 発注先
• ログイン方法の管理ルール
• 発注手順
• 代理担当
• 承認ルール

この部分は、解決ドットコムの別記事「業務標準化の進め方｜属人化をなくす方法と失敗しないポイント」で詳しく整理しています。今回の記事では業務標準化全体には広げず、「年末の発注を1枚で管理する方法」だけに限定します。

会社でそのまま使える発注管理表テンプレート

最初はこの項目だけコピーすれば十分です。

最初から完璧に埋める必要はありません。まず、品名、現在庫、発注基準、発注数量、納期、必要日、担当者、ステータスの8項目から始めても構いません。

「発注管理表を作ったけれど続かない」を防ぐ3ルール

表を作ること自体は簡単です。難しいのは、3か月後も使われている状態にすることです。そこでルールは3つまでにします。

1. 発注前に必ず表を見るチャットだけで発注しません。
2. 注文したらその場で「発注済」にする後で更新しません。
3. 入荷したら「入荷済」にする届いたことまで記録します。

この3つができれば、表が実態と大きくズレにくくなります。

まとめ｜発注ミスは「気をつける」より「1枚を見る」

年末繁忙期の発注ミスを減らすために必要なのは、もっと注意することではありません。整理するのは、次の8つです。

1. 何を発注するか
2. 今いくつあるか
3. 何個で発注するか
4. 何個から注文できるか
5. 何日で届くか
6. いつまでに必要か
7. 誰が頼むか
8. もう頼んだか

この情報を1枚にまとめます。すると、頼み忘れ、二重発注、発注数間違い、納期勘違い、担当者不在の原因が見えやすくなります。

特に年末は、「普段なら間に合う」が通用しない可能性があります。通常納期だけではなく、年末納期・最終発注日も確認しておきましょう。