まず、担当者しかできない業務を一覧化します。業務名と担当者名を並べて書き出すだけでOKです。

例：請求書発行（田中さん）・給与計算（山田さん）・問い合わせ対応（鈴木さん）・商品登録（佐藤さん）・売上集計（田中さん）

🔑 ポイント：「担当者が1週間休んだら困る業務」をすべて書き出しましょう。それが属人化リスクの高い業務です。この一覧こそ、標準化の優先リストになります。

専用ツールは不要です。紙に矢印で書くだけで十分です。問い合わせ → 内容確認 → 担当振り分け → 回答 → 完了、このレベルで始めましょう。

大切なのは「きれいに書くこと」ではなく「流れが見えること」です。担当者にヒアリングしながら一緒に書くと、本人も気づいていなかった手順が浮かび上がることがあります。

🔑 おすすめツール：付箋＋ホワイトボード。後から順番を変えやすく、チームで共有しながら作れます。

STEP2で書いた大きなフローを、さらに細かく分解します。例えば「請求書発行」という1つの業務は、売上確認 → 請求書作成 → 送付 → 入金確認 の4ステップに分解できます。

分解することで、「この部分だけが特殊で属人化している」という箇所が見えてきます。すべてを一気に標準化しようとせず、まず最も属人化リスクの高い部分から取り組みましょう。

🔑 目安：1つの業務を5〜10のステップに分解できれば十分です。これ以上細かくする必要はありません。

標準化において最も重要なのがこのプロセスです。属人化の本質は「作業」ではなく、担当者が頭の中で行っている「判断」にあります。

例：「この案件は誰に振る？」という問いに対して、担当者は金額による・内容による・担当エリアによる、と複数の条件で無意識に判断しています。この「ルールの分岐点」を整理し、明文化することが標準化の核心です。

ヒアリングのコツ：「どうやって決めるんですか？」「例外はありますか？」「迷うケースはどんな時ですか？」と聞くと判断ルールが浮かび上がります。

🔑 「作業手順書」より「判断基準書」の方が業務標準化の効果は高いです。

最初から100ページの完璧なマニュアルは不要です。以下の3点だけで十分機能します：

① どこを見るか（システム・ファイル・画面）
② 何を入力するか（項目・形式・ルール）
③ エラー時どうするか（よくあるトラブルと対処法）

形式はWord・Excel・Google ドキュメント何でも構いません。「見つけやすく・更新しやすい」場所に置くことが最重要です。共有フォルダ・社内Wiki・Notionなどを活用しましょう。

🔑 手順書は最初から完璧である必要はありません。「使いながら育てる」という発想で始めましょう。

これが最も重要なSTEPです。本人以外が実際に手を動かすことで、無意識に省略していた「不足している説明」が初めて浮き彫りになります。

作成者本人は「当たり前」と感じている手順でも、初めて見る人には分からないことが必ずあります。他の人がつまずいた箇所こそ、追記すべき重要ポイントです。

📌 実施手順：別の担当者に手順書だけを渡す → 分からない点は質問させる → 質問内容を手順書に追記する → 再度やってもらう → 繰り返す

🔑 「3人が一人でできた」状態になれば、その業務は標準化成功と判断できます。