まず、チームで扱っている業務を全部書き出します。問い合わせ対応・見積作成・契約処理・請求処理・資料整理など、思いつく限り一覧化します。

ポイントは「担当者全員が参加して書き出すこと」です。管理職が一人で作ると現場実態と乖離したルールになります。付箋を使ってホワイトボードに貼り出すワークショップ形式が効果的です。

🔑 目安：15〜30分で業務を列挙。完璧にしようとせず、まず「見えるようにすること」が目的です。

このSTEPが最も重要です。赤の定義を広げすぎると、また「全部急ぎ」に逆戻りします。赤に入れるのは以下の4つだけに限定することをおすすめします。

① 顧客影響（顧客に迷惑・損失が発生する）
② 売上影響（当日〜翌日の売上に直接影響する）
③ 法令影響（法律・規制への違反につながる）
④ 安全影響（人や財産の安全に関わる）

それ以外は全て黄か緑です。「気持ち的に急ぎ」「上司が気にしている」「自分の担当だから急ぎに見える」——これらは赤ではありません。勇気を持って黄・緑に降格させることが、このルールを機能させる核心です。

黄と緑の違いは「対応期限」です。具体的な日数で決めることが重要です。

推奨設定例：黄→3営業日以内、緑→今月中（または2週間以内）。業種や業務特性によって調整してください。例えばEC事業者なら黄→翌営業日以内、小売業なら黄→3日以内、製造業なら黄→1週間以内などが合うかもしれません。

🔑 「黄は重要だが赤ではない」という基準が現場に定着すると、管理職への確認が劇的に減ります。黄の期限を明確にすることが自律的な現場を作る鍵です。

管理職だけが理解していても意味がありません。現場全員が「赤とはこれ、黄とはこれ、緑とはこれ」と即答できる状態にすることが目標です。

共有の方法：チームミーティングで定義を説明→具体例をいくつか一緒に分類してみる→定義シートを作って共有フォルダに置く→最初の2週間は声に出して「これは黄案件です」と宣言する習慣をつける。

🔑 「なぜこのルールを作るのか」という背景（管理職の負担軽減・現場の自律化）を正直に伝えることが、現場の協力を得る最善策です。

運用を始めると「これって赤じゃないよね」「黄でよかった案件が多い」という気づきが生まれます。月1回程度、簡単な振り返りをする習慣をつけましょう。

振り返りの観点：先月の赤案件を振り返り「本当に赤だったか」を確認→黄・緑への降格候補を挙げる→定義の文言を現場実態に合わせて微調整する。

🔑 最初から完璧なルールを作ろうとしないことが重要です。「使いながら育てる」発想で、現場実態に合わせて少しずつ精度を上げていきましょう。