これは最優先です。AI導入で一番怖いのは「社員が悪意なく情報漏えいしてしまうこと」です。最低でも次のような情報はルール化しましょう。

例：「山田太郎様への返信を作成」→「顧客Aへの返信を作成」に置き換えるだけでも、リスクは大きく下げられます。

「AIが作ったから正しいだろう」――これが危険です。AIが請求書を作った→社員が確認せず送る→金額違い→信用を失う、という失敗が実際に起きています。AIは、責任を取りません。責任を取るのは、いつも会社です。

AIは万能ではありません。会社として一覧表を作っておくだけで、社員は安心して使えます。

つまり、AIは考える時間を作るための存在です。仕事を奪う存在ではありません。

「AIは便利だから全社員に使わせよう」――実は、この考え方は危険です。全員が同じ権限でAIを利用すると、必要以上の情報へアクセスできてしまう可能性があります。例えば、アルバイトスタッフが売上データや給与情報をAIへ読み込ませて分析できてしまったらどうでしょうか。おすすめは、次のようにレベル分けすることです。

これだけでも、事故は大幅に減らせます。

後から「誰が」「いつ」「何を」AIへ依頼したのか分からなくなる会社があります。営業メールが誤送信された時、AIが作ったのか社員が書いたのか修正したのか誰も分からなければ改善できません。最低限、次の内容は残しておきましょう。

大企業では当たり前ですが、中小企業でもGoogleスプレッドシートやLark Baseなどで十分管理できます。