まずは現状把握です。紙でもOKです。以下の4軸で現在の業務を書き出してください。

📝 誰が（担当者・役割）→ 何を（作業内容）→ いつ（頻度・タイミング）→ どうやって（使っているツール・方法）

🔑 ポイント：完璧に書こうとしないこと。まず「書ける範囲で書く」ことが重要です。書いていく過程で、誰も把握していない業務・誰がやっているか分からない業務が見えてきます。それ自体が大きな発見です。

課題を具体化します。曖昧な課題表現は解決策を間違える原因になります。

❌ 曖昧：「顧客管理が大変」
✅ 具体：「顧客情報が探せない（入力場所がバラバラ）」

❌ 曖昧：「売上管理ができない」
✅ 具体：「担当者ごとに入力フォーマットが違うため集計できない」

🔑 ポイント：「なぜ困っているか」を5W1Hで具体化することで、本当の原因（運用ルール・役割分担・情報共有の問題）が見えてきます。

ここが最重要のSTEPです。システム導入前に、運用ルールの見直しだけで解決できないか確認します。

確認すべきこと：
✅ 入力ルール・テンプレートを統一するだけで解決しないか？
✅ 担当者の役割分担を明確にするだけで解決しないか？
✅ 共有フォルダの整理・命名規則の統一で解決しないか？
✅ 週次ミーティングの仕組みを変えるだけで解決しないか？

🔑 ポイント：実際の相談案件の多くは、システム導入ではなく運用改善で解決します。この確認ステップを省略することが最大のコスト増につながります。

思考実験です。「もしシステムを導入しなかったら、何が一番困りますか？」

この質問に明確に答えられない場合、導入後も使われない可能性が高いです。

✅ 「対応漏れが月10件発生している」→ 明確。システム導入の根拠になる
✅ 「入力・集計に月40時間かかっている」→ 明確。ROI計算ができる
❌ 「なんとなく他社が導入しているから」→ 不明確。導入後に使われない可能性大

🔑 ポイント：「システムがなければ何が困るか」が明確でないシステムは、経営判断として見送ることが正解です。

目標がないと、成功か失敗かを判断できません。導入前にKPI（成功の定義）を決めることが必須です。

KPI例：
📊 問い合わせ対応時間 50%削減（現在：平均30分 → 目標：15分）
📊 入力工数 30%削減（現在：月40時間 → 目標：28時間）
📊 売上分析時間 80%削減（現在：月8時間 → 目標：1.6時間）

🔑 ポイント：「導入から3か月後に〇〇を達成していなければ見直す」という基準を最初に設定することで、PDCAが機能します。目標のないDXは迷走します。