DAY32では、購入者が支払った代金が、商品提供者・販売者・プラットフォーム運営者へどのように分けられるのかを整理しました。DAY33では、その取引を確認するための書類を学びます。

ECで商品を購入すると、注文確認メール、購入明細、請求書、領収書、適格請求書、納品書、利用明細、売上精算書のような書類やデータが表示されることがあります。どれも金額が書かれているため、同じ書類に見えるかもしれません。しかし役割は異なります。注文を受け付けたことを示す書類、支払う金額を伝える書類、代金を受け取ったことを示す書類、消費税の仕入税額控除に使用する書類、商品を納品したことを示す書類、プラットフォームが出店者へ精算内容を伝える書類、というように分かれます。さらに、書類にECモールの名前が表示されていても、モールが商品の売主とは限りません。メーカーから商品が直送されても、メーカーが購入者に対する販売者とは限りません。

今回のポイントは、書類名だけを見るのではなく、誰が作成した書類か、誰に対して発行された書類か、どの取引を証明する書類か、必要な記載事項がそろっているかを確認することです。

先に結論｜書類名ではなく「役割と記載内容」で判断する

最初に、それぞれの基本的な役割を整理します。

重要なのは、適格請求書は書類の名前ではないことです。必要事項が記載されていれば、請求書、領収書、納品書、レシート、利用明細、電子データなども適格請求書になり得ます。国税庁も、必要事項が記載されていれば書類の名称は問わず、相互の関係が明確であれば、請求書と納品書など複数の書類を合わせて適格請求書の要件を満たすことができるとしています。

注文確認書とは

注文確認書や注文確認メールは、購入者が入力した注文内容を確認するためのものです。一般的には、注文番号、注文日時、商品名、数量、商品価格、送料、支払方法、配送先、合計金額が表示されます。ただし、注文確認書が表示された時点では、決済の確定、在庫の確保、販売者による注文承認、商品の発送がまだ完了していない場合があります。そのため、注文確認メールが届いた＝領収書が発行された、とは限りません。また、注文確認書に金額が記載されていても、適格請求書に必要な登録番号や税率別の金額がなければ、適格請求書として利用できない可能性があります。

請求書とは

請求書は、商品やサービスの提供者が、取引相手へ支払う金額や支払条件を伝える書類です。主な記載例は、請求元、請求先、請求日、取引内容、請求金額、支払期限、振込先です。ECでは、支払方法によって請求書の使われ方が変わります。クレジットカード決済では、注文時に決済されるため、購入前に請求書を送って振込を求める形ではないことがあります。銀行振込では、注文受付→請求書・振込案内→購入者が振込→入金確認→商品発送、という流れになる場合があります。BtoBの後払いでは、商品納品→月末締め→請求書発行→翌月末支払、のように納品後に請求書を発行する場合があります。

領収書とは・カード利用明細との違い

領収書は、代金を受け取ったことを示す書類です。請求書＝支払ってください、領収書＝支払いを受け取りました、という違いがあります。民法第486条では、弁済する側は、代金の支払いと引換えに、受領する側へ受取証書の交付を請求できるとされています。また、紙の受取証書に代えて電子データの提供を請求できますが、受領者へ不相当な負担を課す場合は除かれます。ECでは、PDF領収書、マイページからのダウンロード、メールに添付された領収書、購入履歴の領収書表示、紙の領収書のようなものが領収書として提供されることがあります。

クレジットカードを利用した場合、カード会社の利用明細には、利用日、利用先、利用金額などが表示されます。一方、販売者が発行する領収書には、販売者名、商品・サービスの内容、受領金額、取引日などが記載されます。カード利用明細＝カード会社が決済利用を示す、販売者の領収書＝販売者が代金受領を示す、というように、発行者も役割も異なります。EC事業者は、購入者から領収書を求められた場合に、カード明細を使ってくださいだけでよいのか、販売者として領収書を提供する必要があるのかを、自社の決済・販売条件に沿って整理しておく必要があります。

適格請求書とは

適格請求書は、売手が買手へ正確な適用税率や消費税額などを伝えるための書類・データです。2023年10月1日から、消費税の仕入税額控除では、原則として一定事項を記載した帳簿と適格請求書等の保存が必要となっています。適格請求書を発行できるのは、税務署長の登録を受けた適格請求書発行事業者に限られます。

適格請求書に必要な記載事項

通常の適格請求書には、主に①発行者の氏名・名称、②適格請求書発行事業者の登録番号、③取引年月日、④商品・サービスの内容、⑤軽減税率対象品目である場合はその旨、⑥税率ごとに区分した金額、⑦適用税率、⑧税率ごとの消費税額等、⑨書類を受け取る事業者の氏名・名称、が必要です。国税庁は、適格請求書について、発行者名と登録番号、取引年月日、取引内容、税率別の合計額と適用税率、消費税額、書類を受ける事業者名などを必要事項として示しています。

次のようなタイトルの書類でも、必要事項がそろっていれば適格請求書になり得ます：請求書、領収書、納品書、購入明細、利用明細、レシート。反対に、書類の上部に「適格請求書」「インボイス」と書かれていても、登録番号や税率別の消費税額などが不足していれば、必要な要件を満たしていない可能性があります。書類名ではなく記載内容を確認することが重要です。

適格簡易請求書とは

小売業、飲食店業、タクシー業など、不特定多数の相手へ販売する一定の事業では、通常の適格請求書に代えて、適格簡易請求書を交付できる場合があります。適格簡易請求書では、通常の適格請求書と比べて、書類を受け取る事業者の氏名・名称の記載が不要です。また、税率ごとの消費税額等と適用税率については、いずれか一方の記載でよいとされています。ECで商品を小売販売する場合でも、事業の実態や取引方法によって判断する必要があり、「ECだから必ず適格簡易請求書でよい」と判断しないようにします。

領収書でも、必要な記載事項を満たしていれば適格請求書または適格簡易請求書として扱える可能性があります。販売者名、登録番号、取引日、商品内容、税率別の金額、適用税率、消費税額が表示された領収書であれば要件を満たしますが、「領収金額11,000円・但し商品代として」のような領収書だけでは、登録番号や税率別の情報がなく、代金受領を示すことはできても適格請求書の要件を満たさない場合があります。

個人購入者と事業者購入者の違い

個人が私生活で購入する場合、一般の個人購入者は、通常、消費税の仕入税額控除を受ける目的で適格請求書を必要としません。ただし、家計管理、保証申請、保険請求、勤務先への精算、購入証明といった理由で領収書を求めることがあります。事業者が経費・仕入れとして購入する場合、事業者は経理処理や仕入税額控除のために適格請求書等を必要とする場合があります。適格請求書発行事業者は、交付が困難な一定の場合を除き、原則として課税事業者である取引相手から求められた場合、適格請求書等を交付する義務があります。

購入者向け書類と事業者間書類を分ける

ECでは、一つの注文について複数の書類が作られます。購入者向けには、注文確認書、領収書、購入明細、適格請求書、納品書、返品・返金明細があります。商品提供者・販売者間には、仕入請求書、委託販売精算書、売上報告書、商品代金支払明細があります。販売者・プラットフォーム間には、売上精算書、販売手数料明細、決済手数料明細、振込明細、プラットフォーム利用料請求書があります。購入者へ発行する領収書と、出店者へ発行する売上精算書は別の書類です。

ECモールが出店者へ発行する売上精算書には、対象期間の売上、返品・返金、販売手数料、決済手数料、広告費、振込額、振込予定日が記載されます。これはプラットフォーム→出店者・販売者に対して精算内容を伝える書類です。一方、購入者向け領収書は、販売者等→購入者へ、代金を受け取ったことを示す書類です。同じ注文番号が記載されていても、書類の対象者と目的が異なります。

自社ECでは誰が発行するのか

自社が商品の売主となり、自社ECで販売している場合、購入者→注文・支払→自社→商品発送・書類発行、という流れです。基本的には、自社が購入者へ注文確認、領収書、請求書、適格請求書、納品書、返金明細を提供します。決済会社が代金の処理を行っていても、決済会社が商品の販売者とは限りません。決済処理をした会社＝商品の売主、とは限らない点に注意します。

ECモールでは誰が発行するのか・媒介者交付特例

ECモールでは、書類を表示するシステムと、書類上の発行者を分けて考えます。例えば、モールの管理画面から領収書をダウンロードできても、書類には出店者の名称や登録番号が表示されている場合があります。表示・ダウンロードの仕組みはECモール、取引上の発行者は出店者、という形です。反対に、一定の仕組みでは、プラットフォーム運営者が販売者に代わって適格請求書を交付する場合もあります。そのため、購入者は、書類をどこからダウンロードしたかだけでなく、誰の名称と登録番号が記載されているかを確認します。

委託販売やプラットフォーム取引などでは、一定の条件を満たす場合、販売者に代わって媒介者・プラットフォームが適格請求書を交付できる仕組み（媒介者交付特例）があります。この場合、媒介者側の名称と登録番号を記載した適格請求書を購入者へ交付できます。主な前提として、販売者が適格請求書発行事業者、媒介者も適格請求書発行事業者、販売者から媒介者へ登録済みである旨を通知、などの条件があります。媒介者は交付した書類の写し等を保存し、販売者へ必要な情報や写しを提供する必要があります。書類にプラットフォーム名が記載されている場合、商品を販売した事業者、適格請求書の発行者、登録番号の持ち主、返金対応を行う事業者を確認します。

メーカー直送では誰が書類を発行するのか

販売者が注文を受け、メーカーが購入者へ直接商品を送る場合、購入者→注文・支払→販売者→出荷依頼→メーカー→商品発送→購入者、という流れです。この場合、商品を発送した人＝購入者に対する販売者、とは限りません。メーカーが箱へ同封した納品書は出荷内容を確認する書類であり、販売者が購入者へ発行すべき請求書や領収書とは別の場合があります。メーカー直送では、書類の入れ間違いにも注意します。メーカーが販売者へ発行する納品書や請求書には、卸価格、仕入価格、販売者への請求額が記載されており、これを購入者向けの荷物へ誤って同封すると、販売価格と仕入価格の差、取引条件、事業者間の契約情報が購入者へ知られる可能性があります。メーカーから販売者への書類と、販売者から購入者への書類を分けます。

メーカーから販売会社が商品を仕入れる卸売取引では、メーカー・卸会社→商品・請求書→販売会社→仕入代金→メーカー・卸会社、という流れで、メーカーや卸会社が販売会社へ請求書・適格請求書を発行します。販売会社がその商品を消費者へ販売した場合は別の取引で、販売会社→商品・領収書等→購入者、となります。つまり一つの商品について、メーカーから販売会社への仕入書類と、販売会社から購入者への販売書類が存在します。適格請求書は、必ず売手が「請求書」という名前で作るとは限らず、買手が作成する仕入明細書や仕入計算書について、取引相手の確認を受け、必要事項を満たしている場合には、仕入税額控除に必要な請求書等として使用できる場合があります。一つの書類へすべてを記載する必要はなく、納品書に取引日・商品名・数量、月次請求書に登録番号・税率別の合計金額・消費税額、のように分け、共通の番号があり相互の関係が明確であれば、複数の書類全体で適格請求書の記載要件を満たせる場合があります。

電子請求書・電子領収書の保存

適格請求書に必要な事項は、書面に代えて電子データで提供できます。電子メール、PDF、EDI、マイページ、クラウド上の請求書、ダウンロードデータなどです。国税庁は、電子メール、EDI、インターネット上のサイトなどを通じた提供も、適格請求書に係る電磁的記録の提供に含まれるとしています。

メールやマイページからPDFで受け取った請求書・領収書は、電子取引データに該当する場合があります。電子取引で授受した請求書、領収書、注文書などの取引情報は、電子帳簿保存法に従い、原則として電子データの保存が必要です。紙へ印刷すること自体は禁止されていませんが、PDF等で受け取った場合は、データも所定の方法で保存する必要があります。ECサイトのマイページで領収書を提供する場合は、いつから発行できるか、いつまでダウンロードできるか、再発行できるか、宛名を変更できるか、但し書きを変更できるか、返金後はどう表示するかを決めます。購入から一定期間でデータが消える場合、事業者購入者が保存できない可能性があるため、必要な書類は早めに保存してくださいと案内するだけでなく、自社側の保存義務も確認します。

発行の管理・登録番号の確認・未登録事業者

適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書等の写しや、提供した電磁的記録を保存する必要があります。国税庁は、適格請求書発行事業者に、原則として適格請求書等の交付義務と、交付した書類の写しを保存する義務があるとしています。仕入税額控除に使用する請求書等についても、原則7年間の保存が必要です。適格請求書の登録番号は、T＋13桁の数字で構成されます。書類に登録番号があっても、番号が存在するか、名称が一致するか、取引日時点で登録が有効かを確認します。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録番号から登録事業者の情報を確認できます。

適格請求書発行事業者として登録していない事業者は、適格請求書を交付できません。ただし、通常の請求書、通常の領収書、納品書を発行できないという意味ではありません。代金を請求したり、受領した事実を示したりする書類は発行できますが、適格請求書として交付することはできません。適格請求書は主に消費税の仕入税額控除に関係する書類で、「適格請求書がない＝支払った費用を一切記録できない」と単純には判断できません。所得税・法人税上の経費処理と、消費税の仕入税額控除は分けて考える必要があります。また、インボイス制度には、一定の取引で帳簿のみの保存が認められる特例や、一定規模以下の事業者が2029年9月30日までに行う税込1万円未満の課税仕入れに関する少額特例などがあります。実際の税務処理は、経理担当者・税理士へ確認してください。

宛名・但し書きの書き方

事業者が購入した場合は、適格請求書の宛名として、法人名、屋号、事業者名など、取引相手を確認できる名称を使用します。通常の適格請求書では、書類の交付を受ける事業者の氏名・名称が必要です。一方、適格簡易請求書では、受取人の氏名・名称を省略できます。領収書を適格簡易請求書として交付できる取引であれば、受取人名が不要となる場合がありますが、通常の適格請求書では、書類を受け取る事業者の氏名・名称が必要なため、「領収書はすべて上様でよい」とは限らず、通常の適格請求書か適格簡易請求書かを確認します。領収書の但し書きには、何の支払いか分かる内容を記載します。「お品代」「商品代」「代金として」は避け、「食品購入代」「書籍代」「事務用品代」「商品A購入代」のように確認しやすくします。適格請求書では、取引した資産・サービスの内容を確認できる必要があり、軽減税率対象品目の場合には、その旨も分かるようにします。

二重発行の防止・返金時の書類・誤りの修正

ECサイトでPDF領収書を発行した後、購入者から紙の領収書も求められることがあります。この場合、同じ代金について異なる領収書を2枚発行すると、重複利用される可能性があります。PDF発行済みと表示する、再発行と明記する、発行日時を記録する、元の領収書番号を関連付ける、といった対応で、再発行を一律に禁止するのではなく、重複利用を防げる運用を決めます。

購入者へ返金した場合は、元の注文番号、元の領収書・請求書番号、返金日、返金金額、返金理由、返金方法の情報を残します。適格請求書発行事業者が、返品や値引きなどの売上返還を行った場合、原則として適格返還請求書の交付が必要となる場合がありますが、税込1万円未満の返品・値引きなどについては、適格返還請求書の交付義務が免除されています。適格請求書の記載に誤りがあった場合、買手が自由に書き換えるのではなく、売手側から修正した適格請求書等を交付することが原則です。正しい適格請求書を再発行する、元の書類との関連を示す修正文書を発行する、といった方法があり、修正前の書類を削除して履歴を残さないのではなく、元の書類番号、修正後の書類番号、修正内容、修正日を関連付けます。国税庁の手引きでも、修正した適格請求書や電磁的記録の交付・提供が適格請求書発行事業者の義務として整理されています。

実際のケースで考えてみよう｜ECモールで法人が商品を購入した

ある法人が、ECモールで事務用品を購入しました。関係者は、購入者の法人A、商品を販売した出店者の販売会社B、プラットフォームC、商品を発送した物流会社Dです。商品代金は、商品価格10,000円、消費税1,000円、合計11,000円です。

Step1〜2｜注文確認書と商品発送

ECモールから法人Aへ、発信元プラットフォームC、記載内容が注文番号・商品・金額・配送先の注文確認メールが届きました。これは注文内容を確認する書類で、この時点では適格請求書とは限りません。物流会社Dから法人Aへ商品が発送され、箱には納品書が入っていました。発送元は物流会社Dですが、納品書上の販売者は販売会社Bです。物流会社Dは発送作業を行っていますが、購入者に対する販売者とは限りません。

Step3〜5｜領収書のダウンロードと事業者間の精算

法人Aは、ECモールの購入履歴から領収書をダウンロードしました。書類には発行者・販売会社B、登録番号・T＋13桁、取引日、商品内容、税率、消費税額が記載されていました。ダウンロード元はプラットフォームCですが、書類上の発行者は販売会社Bです。後日、プラットフォームCから販売会社Bへ売上精算書（商品売上11,000円－販売手数料1,100円＝振込額9,900円）が発行されました。この売上精算書は法人A向けの領収書ではなく、購入者向け領収書（販売会社B→法人A）と売上精算書（プラットフォームC→販売会社B）という違いがあります。販売会社Bは、プラットフォームCへ販売手数料を支払っており、プラットフォームCから販売会社Bへ利用料の請求書・適格請求書等が提供される場合がありますが、これは商品販売の適格請求書ではなく、プラットフォーム利用サービスの適格請求書です。一つの注文に、異なる取引の書類が複数存在します。

よくある失敗

ECの書類を設計する12の質問

1. 購入者に対する販売者は誰ですか？書類上の販売者名を確認します。
2. 領収書を発行するのは誰ですか？販売者、プラットフォーム、媒介者のどれかを整理します。
3. 適格請求書の登録番号は誰のものですか？書類作成システムの会社名だけで判断しません。
4. 注文確認書と領収書を分けていますか？注文受付と代金受領を区別します。
5. 請求書と納品書を関連付けていますか？注文番号・請求番号などを共通化します。
6. 購入者が法人の場合に対応できますか？法人名、登録番号、税率別情報を確認します。
7. 適格簡易請求書を利用できる取引ですか？ECだから自動的に簡易請求書になるわけではありません。
8. メーカー直送の箱へ何を同封しますか？仕入価格を記載した事業者間書類を入れないようにします。
9. 売上精算書と購入者向け書類を分けていますか？対象となる取引相手が異なります。
10. 電子データを保存できますか？PDF、メール、マイページデータを管理します。
11. 再発行・修正・返金の履歴を残せますか？元の書類番号と関連付けます。
12. 問い合わせ先を決めていますか？購入者が書類を取得できない場合の担当者を決めます。

やってみよう｜適格請求書 要件チェッカー＆登録番号 形式チェッカー

手元の書類（請求書・領収書・納品書など）に必要事項がそろっているかを、通常の適格請求書／適格簡易請求書の別でチェックできます。入力内容はこのブラウザにのみ保存され、外部へは送信されません。

アウトプットワーク｜EC書類の発行関係表を作ろう

利用中または想定するECの書類発行ルールを整理してください。分からない場合は推測せず、ECモールの規約、出店契約、適格請求書の発行画面、注文確認メール、領収書、売上精算書、決済明細、国税庁の資料を確認してください。

理解度チェッククイズ

よくある質問

今回のまとめ

ECでは、金額が記載された書類が複数作成されます。今回覚えておきたいポイントは、次の5つです。

1. 請求書は支払内容、領収書は代金受領を示す
2. 適格請求書は書類名ではなく記載事項で判断する
3. 購入者向け書類と事業者間の精算書を分ける
4. モール・メーカー・倉庫と、書類上の発行者を混同しない
5. 電子で受け取った書類は電子データの保存方法を確認する

基本的な流れは、購入者が注文→注文確認書を発行→決済・入金確認→商品を発送→納品書を提供→領収書・適格請求書を提供→返品・返金時は修正文書を発行→出店者へ売上精算書を発行→手数料・振込内容を照合→書類・電子データを保存、という順です。大切なのは、どのシステムから書類を出したかではありません。誰が誰に対して行った取引について、どの名称・登録番号で、何を証明する書類を発行したのかを確認することが重要です。

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文：横田和也／解決ドットコム編集部